UBO-Register voor advocaten, belastingadviseurs en notarissen

Nederland debatteerde de afgelopen maanden over de implementatie van het UBO-register. Het UBO-register was aanvankelijk gepland voor januari 2020, maar de datum is verschoven naar 27 september 2020.  

Op grond van de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (Wwft) zijn advocaten, belastingadviseurs en notarissen verplicht om door cliënten verstrekte informatie over de UBO te verzamelen en te verifiëren. Hieronder zullen we de reikwijdte van die verplichting beschrijven. 

Wat is een UBO? 

UBO is een afkorting van Ultimate Beneficial Owner. Het verwijst naar de natuurlijke personen die uiteindelijk eigenaar of zeggenschap hebben over een organisatie. 

De Wwft definieert een UBO als een natuurlijke persoon die: 

de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over uw cliënt, via het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van de aandelen, van de stemrechten of van het eigendomsbelang in uw cliënt, met inbegrip van het houden van toonderaandelen. De volledige juridische definitie vindt u in artikel 1, onder f), van de Wwft. 

Je kunt de complete definitie vinden in artikel (1) van de Wwft

Meerdere UBO’s bij uw cliënt 

Uw cliënt heeft mogelijk meerdere UBO's. Dat is prima, want er kunnen meerdere UBO's zijn geregistreerd voor één enkele vennootschap. Het betekent simpelweg dat u de informatie met betrekking tot elk van de geïdentificeerde UBO's moet opvragen en verifiëren. 

Pseudo-UBO's volgens de Nederlandse Wwft 

Een bedrijf mag een pseudo-UBO aanwijzen indien geen natuurlijk persoon voldoet aan de criteria voor UBO onder de Wwft. Een pseudo-UBO is een persoon in een hogere leidinggevende rol binnen uw cliënt. Ze bezitten geen 25% of meer in het bedrijf of oefenen geen daadwerkelijke controle uit, maar ze worden beschouwd als een belangrijk lid van het managementteam. 

UBO-vrijstelling voor beursgenoteerde bedrijven 

In het geval van beursgenoteerde ondernemingen en al hun 100% dochterondernemingen hoeft u geen UBO of pseudo-UBO te identificeren. 

Deze vrijstelling is niet van toepassing op dochterondernemingen die geen volledige eigendom zijn en evenmin op groepsmaatschappijen. Bij deze entiteiten dient u een UBO te identificeren en verifiëren. 

Het Nederlandse UBO-register 

De volgende gegevens worden openbaar 

  • voornaam en achternaam; 
  • geboortemaand en -jaar; 
  • nationaliteit; 
  • woonstaat; 
  • aard en omvang van het economische belang van de UBO. 

Het openbare deel van het UBO-register is alleen doorzoekbaar op naam van de onderneming of rechtspersoon. Zoeken op naam van de UBO is dus niet mogelijk. Het opvragen van de gegevens uit het register kost geld. 

Due Diligence-verplichtingen voor Nederlandse advocaten, belastingadviseurs en notarissen 

Zodra het register er is krijgen advocaten, belastingadviseurs en notarissen toegang tot de informatie in het Nederlandse UBO-register. U dient de cliënt- en UBO gegevens op te vragen bij uw cliënt en de verstrekte informatie te verifiëren. U doet dus uw eigen onderzoek en u kunt niet alleen vertrouwen op de verstrekte informatie, noch kunt u alleen vertrouwen op de informatie in het UBO-register. 

Monitoring en rapportage 

Aangezien de gegevens met betrekking tot de UBO's van een organisatie in de loop van de tijd kunnen veranderen, moet u uw cliëntenbestanden controleren en bijwerken. 

Net als bij de verplichte melding van ongebruikelijke transacties, bent u verplicht om eventuele discrepanties tussen de door uw cliënt aangeleverde informatie en de informatie uit het UBO-register te melden. 

Regulatory Lab vermindert de administratieve last van Wwft compliance. 

De innovatieve software van Regulatory Lab is ontworpen om u compliant en georganiseerd te houden. Het is aangepast aan uw interne beleid en procedures om ervoor te zorgen dat uw cliënten de vereiste informatie en documenten verstrekken. 

De informatie wordt volgens alle wettelijke eisen opgeslagen en is gemakkelijk toegankelijk, dus u vindt alles wat u nodig heeft in slechts een paar muisklikken. 

Neem contact op om erachter te komen hoe we u kunnen helpen de last van Wwft-compliance te verminderen. 

Benieuwd naar de praktische implicaties van de Wwft op uw bedrijf? Download de Regulatory Lab complete gids Wwft

De gids bevat:

- De meest voorkomende valkuilen in de uitvoering

- Een vlekkeloos onboarding proces

- De complete Wwft checklist

- De best/worst case scenario's

- De compliance automatiseringsmogelijkheden

Bereid u optimaal voor op de toezichthouder en download de gids hier.

UBO-Register