Ultimate Beneficial Ownership (UBO) verklaringen onder de WWFT

Om te voldoen aan de Know Your Client (KYC ) vereisten onder de Nederlandse anti-witwaswetgeving (Wwft), zullen bedrijven en individuen een UBO-verklaring moeten invullen voor aanvang van de zakelijke relatie. Advocaten, belastingadviseurs en notarissen zullen potentiële cliënten moeten verzoeken om deze UBO-informatie met behulp van een gedetailleerd formulier - bekend als een UBO-verklaring of een UBO-formulier – aan te leveren.

Het verstrekken van een UBO-verklaring

Een UBO-verklaring is bedoeld om te bepalen wie de uiteindelijke economische gerechtigde is waarvoor de diensten van de advocaat, belastingadviseur of notaris worden gevraagd.

Wanneer de dienst door individuen worden gevraagd, zal dit (meestal) vrij eenvoudig zijn. Maar het kan voor bedrijven ingewikkelder zijn.

Ultimate Beneficial Ownership van bedrijven onder de Wwft

Volgens de Wwft, is een UBO een natuurlijk persoon (dat wil zeggen een mens van vlees en bloed) die de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft over, via:

  • het direct of indirect houden van meer dan 25% van de aandelen, van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap, met inbegrip van het houden van toonderaandelen; of
  • andere middelen, waaronder de voorwaarden voor consolidatie van een jaarrekening.

Pseudo-UBO's

In bijzondere gevallen, wanneer niemand als UBO kwalificeert, kan een ‘pseudo UBO’ worden aangewezen. Een pseudo-UBO is een persoon in een hogere managementpositie binnen het bedrijf.

Die persoon moet dezelfde gegevens indienen bij het UBO-register (zodra het register er is) en bij advocaten, belastingadviseurs en notarissen die de dienst levert die onder de Wwft valt.

PEP-verklaringen

PEP's, of politiek prominente personen, moeten ook aangegeven dat ze PEP zijn en wat hun functie is.

PEP's en hun naaste medewerkers, inclusief familieleden, bekleden bepaalde posities die mogelijk misbruikt kunnen worden. Daarom zijn ze onderworpen aan strengere maatregelen op grond van AML-wetgeving in Nederland en in heel Europa.

Een PEP zijn betekent niet dat de politiek prominente persoon geen toegang heeft tot diensten van de rapporterende entiteiten, zoals advocaten, belastingadviseurs en notarissen. Het betekent dat ze hun positie moeten aangeven en zich moeten onderwerpen aan een aanvullende screening.

Welke gegevens dienen te worden opgevraagd

De gegevens die uw cliënt moet verstrekken, is afhankelijk van zijn of haar risicoprofiel. Ze moeten minimaal het volgende verstrekken (en u moet verifiëren):

  • Naam;
  • Adres;
  • UBO-gegevens;
  • PEP-status; en
  • Details over wie voor de dienst gaat betalen.

Al deze gegevens zullen moeten worden geverifieerd aan de hand van betrouwbare, openbare bronnen voordat de diensten aan de cliënt mogen worden verleend.

Als één van de factoren aanleiding geeft tot verdere due diligence-vereisten, moet u onder meer aanvullend onderzoek doen en bijvoorbeeld de herkomst van de voor de transactie gebruikte gelden verifiëren. Hierbij dient u ook aanvullende onderbouwende documentatie op te vragen en te beoordelen.

Benieuwd naar de praktische implicaties van de Wwft op uw bedrijf? Download de Regulatory Lab complete gids Wwft 

De gids bevat:

  • De meest voorkomende valkuilen in de uitvoering
  • Een vlekkeloos onboarding proces
  • De complete Wwft checklist
  • De best/worst case scenario's
  • De compliance automatiseringsmogelijkheden

Bereid u optimaal voor op de toezichthouder en download de gids hier.

  

Automatiseer uw cliëntenonderzoek onder de WWFT

Het screenen van cliënten kan het beste geautomatiseerd worden. De innovatieve software van Regulatory Lab faciliteert het identificatieproces van uw cliënten - zodat er nooit iets over het hoofd wordt gezien en er nooit documenten ontbreken.

Alle gegevens die door uw cliënten worden verstrekt, worden veilig opgeslagen in gemakkelijk toegankelijke bestanden en apart van de zaakdossiers. Deze gegevens worden vergeleken met de steeds veranderende sanctielijsten. U hoeft deze lijsten dus niet handmatig te controleren op updates.

Neem contact met ons op om erachter te komen hoe de software van Regulatory Lab u tijd, geld en gedoe kan besparen door de screening van cliënten te vereenvoudigen en te stroomlijnen. 

ubo verklaring