Zijn er procedures met betrekking tot de Wwft opgesteld?

March 18th, 2022

 


Vraag 4 van de toezichthouder tijdens een controle


Dit artikel is een verdieping op het vorige artikel: ‘Vraag 3 van de toezichthouder: Beschikt uw kantoor over een op schrift gesteld risicobeleid? In dat artikel belichtten we een risicobeleid en de onderdelen daarvan, zoals de procedures. Op deze procedures ga ik in dit blog dieper in. Hoe brengt u deze processen in de praktijk en wat laat u zien tijdens een controle (Wwft-protocol, artikel 2a, b en c Wwft)? U leest het hieronder. 


Visualiseren is een pré


In het vorige artikel heeft u kunnen lezen over het belang van het opstellen van een risicobeleid. In dit beleid omschrijft u de procedures. Kortom: hoe gaat uw kantoor om met het Wwft beleid en welke stappen neemt u wanneer. Ik gaf hierin aan dat het visualiseren van processen ontzettend helpend kan zijn. Een geschreven procedure, met verschillende processen, is geen eenvoudig document voor een gebruiker. Om medewerkers binnen uw kantoor procesmatig te laten denken, zijn visuals, zoals infographics en stroomdiagrammen, sterk aan te raden. Deze zijn ook als handig naslagwerk op het bureau te gebruiken. 


Wwft als corvee


Veel advocaten die ik spreek zien de Wwft als corvee. Kortom, niet bepaald een onderdeel waar ze warm voor lopen. Ik zie om die reden binnen kantoren een diversiteit aan manieren waarop met de Wwft wordt omgegaan. De ene advocaat neemt het bloedserieus en wil het liefste alle stappen binnen een procedure zelf oppakken, waar een ander dit werkproces het liefste bij ondersteunend personeel neerlegt.

Wat ik daarbij belangrijk vind om te vermelden is dat de toezichthouder van mening is dat de advocaat zelf verantwoordelijk is voor het Wwft beleid en de uitvoering daarvan. Uiteraard kan een secretaresse prima diverse stappen op zich nemen, zolang de betreffende advocaat een controleslag uitvoert. Ook belangrijk voor het 4-ogen principe. Een ondersteunend medewerker is prima in staat het identificatietraject op zich te nemen. Alleen, het beoordelen of het een ongebruikelijke transactie melding betreft, is werk voor de advocaat in kwestie. Daarvoor is inhoudelijke dossierkennis vereist.
Zorg daarom dat binnen de Wwft procedures duidelijk is omschreven wie wat op zich neemt en wie wat wanneer escaleert (en aan wie). Kortom, draag zorg voor een duidelijke rolverdeling.


Binnen de door uw kantoor gestelde procedures vindt de toezichthouder consistentie en uniformiteit belangrijk. Hij of zij ziet graag dat iedereen binnen kantoor het beleid op dezelfde manier uitvoert. Dit leidt er automatisch toe dat het Wwft proces beter is georganiseerd. Cruciaal hierbij is: zorg intern voor (super) specialisten, maak deze (her)kenbaar en geef ze mandaat. En, het mag duidelijk zijn, zorg dat het proces werkbaar is. Maak het niet te ingewikkeld, want je moet het kunnen naleven.

Laat ook regelmatig op kantoor zien wat de voortgang is. Maak dossiers transparant. Zorg voor een hoge mate van inzichtelijkheid, zoals in welke dossiers bepaalde noodzakelijke documenten (nog) niet binnen zijn. Dit kunt u in softwareapplicaties bijhouden, zoals de software van Regulatory Lab, maar u kunt ook beginnen met bijvoorbeeld een Excel lijst. Hierin kunt u registreren hoeveel nieuwe cliënten er in die periode zijn bijgekomen, wie de behandelend advocaat is en wat nog open staat. Deze lijst bespreekt u periodiek intern. 


Risicokwalificatie


Vergeet vooral niet om de risicokwalificatie kritisch onder de loep te nemen. Benoem wanneer en hoe u als kantoor onderzoek start en uitvoert. Op basis van welke criteria kiest u voor een vereenvoudigd, regulier of verscherpt onderzoek? Antwoorden die een toezichthouder graag in de procedures terugziet. 


Hoe schrijf je een procedure rondom een beleid?


Procedures omschrijven kost veel tijd. Er zijn veel uitzonderingen en juist die uitwerken is een intensief traject. We hebben dan ook een paar simpele tips:


  • Stel een projectgroep samen (doe het niet alleen!).


  • Definieer de acties en verdeel deze.


  • Benoem (super) specialisten (en zorg voor opleidingen).


  • Houd de procedures zo praktisch mogelijk, denk aan centralisatie.


  • Werk de processen uit in visuals.


  • Zorg dat de basisstappen voor iedere medewerker van kantoor duidelijk zijn. Worden de situaties lastiger of complexer, zorg dan dat men deze kan voorleggen bij de (super)specialisten.


  • Betrek een adviseur die kan helpen met het zo efficiënt mogelijk vormgeven en uitvoeren van het beleid en de procedures.


Doet u dit liever niet zelfstandig en zoekt u een partij die u kan helpen bij het omschrijven van het beleid en het implementeren van procedures, denk dan aan de specialisten van Regulatory Lab. Ook voor het vormgeven processen in visuals helpen wij u graag.


neem contact op


Themadossier: volledig voorbereid op controle toezichthouder


Dit artikel maakt onderdeel uit van een reeks artikelen en downloads, waarmee u uw kantoor klaarstoomt op een bezoek van de toezichthouder. Deze content is gebaseerd op de veelgestelde vragen van een toezichthouder tijdens een controle. Wilt u gegarandeerd 100% Wwft proof ondernemen en klaar zijn voor een bezoek van de toezichthouder? Op ons themadossier vindt u de komende periode alle veelgestelde vragen terug. Ook downloadt u hier een slimme checklist en verschijnt daar binnenkort een handboek, speciaal voor advocaten.

naar themadossier

DOWNLOAD DE CHECKLIST